Word jij geleefd door je agenda?

Written by Renée van Dijk. Posted in Blog

rust, overzicht, realisme
Geen ruimte om adem te halen. Laat staan afspraken voor te bereiden of zaken in gang te zetten die daar besproken zijn. Ieder halfuurtje in je agenda is gevuld en reistijd staat vol belafspraken. Noodgedwongen probeer je ’s avonds op je tablet nog wat e-mail weg te werken of stukken te lezen.

In de praktijk worden veel agenda’s gevuld als een soort legpuzzel. Hoe ben je in die vicieuze cirkel terecht gekomen? Of beter nog: wat kun je er aan doen?

Gebruik je agenda goed!

Een agenda is bedoeld om richting te geven aan je beschikbare uren. Er staat in wat er die dag moet gebeuren. En welk overleg daarvoor nodig is. Het is niets anders dan een planning die er voor moet zorgen dat je werk ’s avonds af is en niet nog moet beginnen.

Ja maar…

Ok, vertel eens. Ik denk dat ik ze allemaal al een keer gehoord heb. De excuses waarom het voor jóu niet mogelijk is om je agenda zo in te vullen. Ik noem er een paar:Geleefd agenda - no excuse3

De manager boven jou in de hiërarchie doorkruist telkens jouw planning;
Je agenda wordt beheerd door een assistente die niet weet wat belangrijk is;
Je mensen kunnen niet verder zonder jou, dus je moet wel tijd voor ze maken;
Het is te druk om überhaupt vooruit te kijken in je agenda;
Jij bent niet zo iemand van de planningen, je dag loopt toch anders;

Wees eens eerlijk: is het probleem nu echt gebrek aan tijd? Want dit klinkt alsof je niet door jouw agenda geleefd wordt, maar door die van anderen.

Wil jij rust, overzicht en realisme in je agenda?

Dan zijn dit de stappen die je moet zetten:

  1. Bepaal jouw uitgangspunten;
  2. Ontwerp een basis tijdsindeling;
  3. Stel je prioriteiten vast;
  4. Aan de slag

Je moet er wel even voor gaan zitten. Het kost je dus ook tijd. Maar het is een goede investering. Wil je het proberen?

NEE?
Even goede vrienden. Lees nog de allerlaatste zin van dit blog en je bent klaar!

JA?
Mooi! Dan help ik je hieronder door de stappen heen met een aantal vragen en suggesties. Bedoeld om je op ideeën te brengen, maar zeker niet leidend. Dit gaat over jou, jouw rol en jouw tijd. Dus vul het zó in dat het bij jou past.

1. Bepaal jouw uitgangspunten

Wat is er echt nodig om jouw rol goed te kunnen vervullen? Wat voor type werk? Hoeveel tijd kost dat? En vooral, wat voor type tijd?

– Overleg  (groepen/individueel, kort/lang, face-2-face/telefonisch/chat/skype)
– Schrijfwerk  (lange complexe stukken/kort beantwoorden van vragen)
– Denkwerk  (brainstormend met anderen/alleen in alle rust)
– Leeswerk  (vergaderstukken, vakliteratuur, specialistische kennisartikelen)

Wat ben jij voor type mens? Wat vind je prettig? Of juist niet?

– Dagritme  (op welk moment ben je actief/geconcentreerd/geïnspireerd)
– Afwisseling  (variatie in werkzaamheden/geclusterd)
– Voorbereiding afspraken  (globaal/minutieus)
– Communicatiestijl  (mondeling, schriftelijk, f2f/telefoon, kort van stof, gedetailleerd)

speelveld
Hoe ziet jouw speelveld er uit?

– Locatie  (kantoor/thuiswerken/onderweg, gesloten/open werkplek)
– Omgevingsfactoren  (privéleven, bedrijfscultuur, openingstijden, reistijd)
– Overlegvormen  (technisch mogelijk, geaccepteerd binnen cultuur)

 

2. Ontwerp een basis tijdsindeling

Bedenk op basis van je antwoorden ‘blokken’ voor een basis tijdsindeling.
Hoeveel van je tijd wil je per dag besteden aan elk blok? Hou ook wat marge over. Er is altijd wel iets wat je niet voorziet.

Bijvoorbeeld:

50%        Overleg  (telefoon, skype, 1:1, vergaderingen)
25 %       Eigen werk  (lezen, schrijven, denken)
12,5 %    Berichten  (schrijven en beantwoorden  van e-mail, sms, whatsapp etc.)
6,25%     Planning
6,25 %    Marge

Rekening houdend met jouw speelveld en het type mens dat je bent, hoe zou je die tijd dan over de week verdelen als je de vrije hand had? Die uitwerking vormt je nieuwe basis tijdsindeling.

Klik voor een leesbaar voorbeeld.

voorbeeld agenda

3. Stel je prioriteiten vast

Stel voor de komende week 5 prioriteiten vast. Ja, je leest het goed, níet meer dan 5! Maak je geen zorgen, elke week stel je opnieuw prioriteiten, dus alles komt beslist een keer aan bod. 🙂
Wat heeft echt snel aandacht nodig volgens jouw gevoel?

– Waar heb je stiekem buikpijn van? Nú aanpakken dan voor het te laat is.
– Waar loop je ontzettend warm voor? Elke week verdient minimaal één succes, dus durf ook prioriteit te geven aan iets waarvan je zeker weet dat het slaagt.

Kijk nog eens goed: heb je nu een mooie mix van korte en lange termijn doelstellingen? Noteer ze ergens waar ze zichtbaar zijn. Bovenaan je agenda. Op je bureaublad. Als achtergrond op je smartphone. Verzin iets waardoor je ze telkens weer tegenkomt.

4. Aan de slag

Hoe ziet de volgende week in je werkelijke agenda eruit?

– Is 80% van wat er staat in lijn met je 5 prioriteiten (Pareto-principe)?
– Waar wijkt de agenda af van de door jou gewenste basis indeling?

Natuurlijk is dit de eerste keer. En waarschijnlijk is het te kort dag om nog veel te wijzigen in je agenda. Maar door afwijkingen te constateren leer je anders naar je agenda te kijken. Zet in elk geval vast 1 planningsmoment in die week.

Hoe ziet de week erna eruit?

– Kun je al inschatten wat je prioriteiten die week zijn? Lijkt je agenda daarop aan te sluiten?
– Waar voldoet je agenda niet aan je basis indeling?

Creëer ruimte door een paar afspraken te schrappen die geen prioriteit voor jou hebben, zodat je volgende week iets belangrijkers ervoor in de plaats kunt zetten (en als je toch bezig bent: laat die ruimte dan wel in je basis indeling passen). Zet ook die week tenminste 1 planningsmoment in je agenda.

Hoe ziet je agenda er uit over drie weken?

– Is er voldoende ruimte om prioriteiten in te plannen?
– Waar wijkt de indeling af van jouw basis?

Geleefd agenda - aan de slag2Hier ga je het rigoureus aanpakken: schrap alles wat verder van jouw belang af staat. Reserveer ruimte zodat je vanaf nu daar zaken in kunt plannen die wél prioriteit hebben. Zet de resterende afspraken zó om dat je agenda die week echt aan je basis indeling voldoet. En vergeet niet je planningsmomenten te noteren.

Vanaf nu kijk je elke week vooruit in je agenda; iedere keer 1, 2 én 3 weken.

– Hou die doorkijk van telkens 3 weken vast. Dat is de termijn waarop je nog wijzigingen kunt doen zonder anderen te beledigen of in de problemen te brengen.

Kijk kritisch naar de vorm:
Hou de indeling naast je basis structuur en schuif waar nodig (uitzonderingen zouden niet vaker dan eens per maand mogen voorkomen).

Kijk kritisch naar de inhoud:
Stel 5 prioriteiten vast voor de volgende week. Dit is altijd je leidraad voor de beoordeling van de onderwerpen in je agenda (denk aan Pareto!).

Gefeliciteerd!

Je bent nu baas in eigen agenda! 🙂

Maak je omgeving deelgenoot van deze nieuwe basisindeling en hou hen op de hoogte van je weekprioriteiten. Vraag ook naar die van hen. Zó kom je samen gemakkelijker en vooral prettiger tot afspraken.

snelweg
Je kijkt niet langer zuchtend naar je agenda, maar positief en kritisch: dat wat je wilt en moet doen is voldoende geborgd. En het past bij wie je bent en hoe jij wilt werken.

Of niet?

Lukt het je toch niet om een goede structuur voor jezelf neer te zetten? Of om je er aan te houden? Bel me dan op 06-50662753. Ik help je graag verder!

 

 

Deel dit artikel: 

Labels:, , , , , , , , , ,