10x inzicht in je inbox

Written by Renée van Dijk. Posted in Blog


Je inbox. Die bijzondere plek die zich net als een wasmand vanzelf vult als je je even omdraait. Verkeerd voorbeeld? Ok, net als je bureau dan?

Ik geef je graag 10 inzichten die leiden tot een minder gevulde inbox en meer werkplezier:


1.
Tekstberichten laten veel meer ruimte voor eigen interpretatie dan een boodschap die begeleid wordt door intonatie en een gezichtsuitdrukking. Als er meer dan twee berichten nodig zijn om elkaar echt te begrijpen, stop met e-mailen en zoek elkaar op een andere manier op.

2.
Gelezen e-mails horen niet in je inbox te blijven. Ze zijn beantwoord, voor kennisgeving aangenomen, of op een to-do-lijst of in een actiemap terecht gekomen. Archiveer of verwijder ze dus direct, zodat je overzicht houdt. Wees eerlijk naar jezelf: als je een bericht na 2 weken nog niet beantwoord hebt, ga je dat ook nooit meer doen.

3.
Je e-mailprogramma heeft ongekende mogelijkheden. Ook in de mobiele app-versies. Gebruik je het programma eigenlijk wel optimaal? Vraag anderen eens hoe zij het gebruiken, dan krijg je vaak de meest handige tips (die zij al voor je uitgetest hebben); bv. het gebruik van labels, markeringen, filters, regels.

4.
Korte berichten worden sneller gelezen en beantwoord dan lange teksten. Kies voor bijlagen als je veel informatie wilt geven. Je maakt het de ontvanger daarmee ook gemakkelijker om inhoudelijk te reageren (via markeringen, revisies, opmerkingen in de tekst).

5.
Nieuwsbrieven zijn eenzijdige berichten, geen correspondentie. Maar ze vullen wel snel je inbox. Laat ze daarom via een geautomatiseerde regel direct in een andere map binnenkomen. En plan in je agenda af en toe een moment om ze achter elkaar te lezen. Als er meer dan drie ongelezen nieuwsbrieven van dezelfde afzender hebt, schrijf je dan uit van de mailinglijst. De praktijk heeft uitgewezen dat je ze niet interessant genoeg vindt.

6.
E-mail is geen chatprogramma. Een kort bericht doorgeven (via een onderwerp-regel) kan handig zijn, maar voorkom ‘gesprekken’. Kies daarvoor een andere applicatie (sms, whatsapp, yammer, google chat etc.). Dat houdt je inbox schoon.

7.
Gebruik mappen of labels om lopende zaken bijeen te houden. Niet om afgehandelde zaken te archiveren. De zoekfunctie van je e-mailprogramma is altijd sneller dan jouw speurtocht langs een zelf bedachte structuur. En dan heb ik het nog niet eens over de situatie waarin een ander iets in jouw mailbox zoekt.

gerust

8.
Je prullenbak is geen archief. Ben je gebonden aan een maximum grootte van je e-mailbox? Realiseer je dan dat je prullenbak daarin vaak ook meetelt. Leeg je prullenbak regelmatig en zorg dat je de archieffunctie bewust gebruikt. Niet alles hoeft (lang) bewaard te blijven.

9.
E-mailmeldingen op je bureaublad of smartphone. De meningen hierover zijn verdeeld. Zet in je agenda een paar vaste momenten per dag voor het lezen en beantwoorden van e-mail. Als het je lukt om meldingen te laten voor wat ze zijn (dus ze niet ziet als een dwingende oproep om direct te reageren) kun je ze rustig aan laten staan.

10.
Zet e-mailberichten van social media uit. Maak gebruik van de directe desktop- of smartphone meldingen. Die verschijnen alleen als je in het programma ingelogd bent (en er dus tijd en aandacht voor hebt). Heb je een reminder nodig om af en toe social media te checken? Zet die dan in je agenda.

 

P.S. Laat je me weten of dit geholpen heeft? In tegenstelling tot veel mensen ben ik juist dol op nieuwe berichten in mijn inbox. [email protected].

 

 

Deel dit artikel: 

Labels:, , , , , , , , , , , , , , , ,