(2) Help! Mijn secretaresse verdwijnt.

Written by Renée van Dijk. Posted in Blog

zonder secretaresseHerinner je je Thomas nog?  Na de eerste schrik denkt hij nu: “Het zal allemaal wel meevallen. Per slot van rekening kan ik straks toch een beroep doen op de medewerkers van dat Shared Service Center, dus het is echt niet zo dat ik alles zelf hoef te doen”.

Deze gedachte neemt de zorg bij Thomas weg en is daarmee wel enigszins effectief. Maar heeft hij zich dan druk gemaakt om niets?

Laten we eens kijken naar het vraagstuk van Thomas. Wat gaat hij nu echt merken van die verandering?

Hoe zien de werkdagen van Thomas er uit?

“Ik ben meestal om 08.00 uur op kantoor. Dan werk ik wat e-mail weg en lees de vergaderstukken die mijn secretaresse in een map heeft klaargezet. Daarna loop ik bij één of twee medewerkers langs, om eens wat dieper op bepaalde materie in te kunnen gaan of acute problemen op te lossen.

Vanaf 09.00 uur start ik met mijn afspraken. Omdat mijn agenda regelmatig wijzigt, kijk ik ’s avonds meestal pas wat ik de volgende dag heb staan. Eén keer per week zit ik een kwartiertje met mijn secretaresse samen zodat ze me wat keuzes voor kan leggen over afspraken die ze niet ingepland kreeg.

Vrijwel dagelijks staan er één of twee externe afspraken in mijn agenda, met de nodige reistijd. Als er ruimte tussen afspraken door is werp ik via mijn iPhone een snelle blik op mijn e-mail, maar meestal word ik daarvoor al ergens op de gang aangeschoten door een medewerker die iets van me nodig heeft.

Lunch is eigenlijk altijd werkoverleg. Als dat intern is haalt mijn secretaresse vaak even een broodje voor me. Ik vertrouw haar blind met mijn pinpas.

piepsysteem

Ik geef er de voorkeur aan ’s avonds rond 18.30 uur met het gezin te eten. Daarna kruip ik weer achter mijn laptop voor de resterende e-mail. Mijn secretaresse probeert zoveel mogelijk zelfstandig af te handelen en markeert verder wat ik in elk geval moet lezen of beantwoorden. Er blijft altijd e-mail over waar ik niet meer aan toe kom. Maar er is ook nog zoiets als het ‘piepsysteem’… als iets dringend wordt sturen mensen wel een reminder. En het kan geen kwaad hen soms zelf iets op te laten lossen. Dat maakt hen zelfstandiger.

Het voorbereiden van de volgende werkdag en de bijbehorende stukken is wel een beetje een probleem. Er komt altijd een moment waarop mijn vrouw vraagt of ik toch nog beneden koffie kom drinken. Dus beperk ik me meestal maar tot het lezen van wat hoofdpunten. In een overleg geeft de inbrenger van een onderwerp toch vaak eerst een samenvatting.

Op vrijdagmiddag probeer ik thuis te werken. Als dat lukt, gebruik ik die tijd voor het lezen of schrijven van zaken die meer concentratie vragen. En anders vind ik het niet vervelend om dat in het weekend te doen”.

acteur
Wat vertelt dit over de werkverdeling tussen Thomas en zijn secretaresse?

Voor het beheer van zijn agenda heeft Thomas zich volledig uitgeleverd aan zijn secretaresse.
Hij geeft aan welke afspraken gepland moeten worden, maar wacht daarna af waar en wanneer ze in zijn agenda verschijnen. Hij heeft geen inzicht in de prioriteitsstelling die daarin gehanteerd wordt.

In de nieuwe situatie wordt van Thomas verwacht dat hij een aanvraagformulier op intranet gebruikt om complexe afspraken te laten plannen. Daarop zal hij zelf prioriteit, betrokkenen, tijdsduur en een aantal timeslots aan moeten geven. Kleinere afspraken (intern of met maar enkele personen) moet hij zelf gaan plannen.

De inbox van Thomas wordt meegelezen door zijn secretaresse.
Ze screent de e-mail vrij uitgebreid: ze markeert wat urgent of belangrijk is, waardoor hij zeker de helft van zijn e-mail pas later of zelfs helemaal niet leest. Veel operationele dingen handelt zijn secretaresse af buiten zijn gezichtsveld.

Deze voorsorteertaak verdwijnt volledig in de nieuwe constructie. Thomas moet zelf overzicht gaan houden in alles wat er binnen komt of uit moet. En ook uitvoerende taken komen straks bij hem terecht.

Vergaderstukken worden door zijn secretaresse op één punt voor hem verzameld.
Ze haalt die uit verschillende kanalen: e-mails, documentenopslag op Sharepoint, of het archief op haar persoonlijke schijf.

Vanzelfsprekend vervult een shared service center een rol in het centraal klaarzetten van stukken voor interne vergaderingen. Dat is juist waar er een efficiencyslag gemaakt wordt. Maar voor externe besprekingen, of individueel overleg met zijn eigen mensen moet Thomas in de toekomst zelf stukken verzamelen en waar nodig distribueren.

Conclusie:

Het verschil tussen de huidige ondersteuning van zijn secretaresse en die vanuit een Shared Service Center zit met name in de betrokkenheid. Een SSC kan heel veel uitvoerende taken en regelzaken uit handen nemen. Maar de ‘opdrachtgever’ is zelf verantwoordelijk voor het aanreiken van randvoorwaarden over prioriteit, budget of de vorm van de uitvoering.

Thomas heeft geboft met zijn secretaresse, ze deed vrij veel zelfstandig. Maar een deel van de keuzes en processen rondom die uitvoering bleven voor hem dus ook volledig buiten beeld.

De kans is groot dat Thomas straks veel moeite heeft om tijdig actie te nemen op overlegverzoeken, overzicht te houden in zijn mailbox of vergaderstukken te completeren.

zonder

Kan Thomas dan eigenlijk wel zonder secretaresse?

Ja, natuurlijk wel! Thomas is prima in staat om zelf controle over zijn werkstromen te houden. Het is een kwestie van anders kijken, opnieuw organiseren en zichzelf een aangepaste manier van werken én delegeren aanleren.

Ik durf zelfs te zeggen dat het efficiënter en prettiger voor hem wordt.

Wil jij weten hoe Thomas grip krijgt op zijn eigen werk? Blijf me volgen!

 

 

Deel dit artikel: