zoekt en gij zult vinden

Written by Renée van Dijk. Posted in Blog

vergrootglas
Als interim PA kom ik vaak in andermans mailbox (hmm, wat was dat ook al weer voor reclame?). Soms voelt dat net alsof ik bij iemand thuis kom. Best heel privé.

Je zou denken dat een mailbox een afspiegeling is van een functie. Dat daarin werkstromen voorbij komen die de stoel van de gebruiker typeren. Nee dus. Mailboxen vertellen vooral iets over hoe de eigenaar in elkaar steekt. En over hoe hij omgaat met het medium e-mail. Weet je wat… ik laat je even meekijken bij een paar van hen, misschien herken je jezelf.

Het ohjee-als-ik-mijn-controle-verlies-type

Je herkent ze in één oogopslag, onder hun inbox bevindt zich een enorme boomstructuur van submappen. Ieder project, iedere taak, iedere werkgroep heeft zijn eigen mapje. Met altijd weer een onderverdeling naar overleg, actie of status. In de praktijk is de inbox meestal ook nog flink gevuld, want het duurt toch even voordat men er aan toe komt om de zaken weer op de juiste plek geordend op te bergen. Typerend is ook de enorme hoeveelheid nieuwsbrieven waarop men geabonneerd is. Men wil alles weten en blijft liefst van alles op de hoogte. Zou kennis dan echt macht zijn?

Vroegâh (weer zo’n reclamespot) hadden deze mensen altijd gebrek aan kastruimte. En een uitgesproken voorliefde voor hangmapjes. Ik heb eindeloos vaak mijn handen opengehaald aan die ruitertjes (die venstertjes op hangmappen) als er weer nieuwe labeltjes gefröbeld moesten worden.

Dit type scoort absoluut punten op hun kennis van zaken, maar loopt het risico dat e-mail een veel te groot deel van hun tijd in beslag neemt. Iets terugvinden kost vaak ook veel tijd. Was het nu dit mapje? Of zat het toch daar?

Het opgeruimd-staat-netjes-type

Bij deze mensen is hun inbox feitelijk een to-do-lijst. Je ziet dat er een beperkt aantal e-mailtjes in staat. Vaak wordt er gewerkt met categorieën of labels en met herinneringen op deadlines (de rode vlaggetjes in Outlook). De afgehandelde mails vind je terug in archiefmappen. Meestal op onderwerp, soms op datum of een enkele keer op afzender.

Heel vaak, zeker bij managers, heeft men een regel ingesteld waarmee alle e-mails waarvan zij een kopie krijgen (cc) automatisch in een submap belanden onder het motto: als ik in de cc sta, is het ter informatie, maar niet belangrijk of urgent.

De kasten van deze mensen zagen er altijd zeer overzichtelijk uit: ordners met geprinte etiketten, slechts enkele tabbladen en elk jaar in de zomer- of kerstperiode ging de bezem er doorheen en werd de inhoud van die ordners keurig overgebracht naar een archiefdoos om uiteindelijk bij één of andere vage firma in Almere ofzo te belanden waar men nog jaren veel geld betaalde voor opslag. (Ik heb slechts 1 keer in mijn hele carrière meegemaakt dat zo’n doos weer opgevraagd werd om iets terug te zoeken. Zonder succes overigens).

Score? Erg hoog op overzicht. Mindere kant: flexibiliteit. Dit type vindt alles terug wat jij kwijt bent. Maar dat zul je dan ook eindeloos moeten horen.

Sent from my iPhone
Het het-zal-allemaal-wel-type

Van dit type denk ik altijd dat ze heel gelukkig moeten zijn. (Ja, dat zegt iets over mij inderdaad). Ze hebben besloten dat e-mail niet hun core business is. Ze laten zich niet opjagen door verwachtingen van anderen. Ze laten de boel de boel. Hun mailbox bevat vaak honderden e-mails. Gelezen en ongelezen. Als ze ooit iets nodig hebben is de kans groot dat ze het aan een ander vragen.

Reageren op e-mails doen ze bij voorkeur via hun smartphone in een soort steno: ‘Ok.’, ‘Prima.’,  ‘Akkoord’. Of een enkele keer met iets meer woorden, in gebiedende wijs: ‘Neem dit even met Piet op’. Ze heten ook allemaal hetzelfde volgens hun digitale handtekening, een beetje vreemd, maar kennelijk een erg populaire babynaam: ‘Sent from my iPhone’.

Verrassend genoeg weten ze vaak wel van elke hoed en elke rand. Maar informatie is bij hen iets voor in hun hoofd, niet in hun mailbox.

Hun bureau zag er 10 jaar geleden net zo uit als hun mailbox nu. Vol met stapels papieren die vaak ook nog een stuk van de grond rondom hun werkplek vulde. Er is dus altijd genoeg te ordenen voor de mensen in hun directe omgeving, maar heb niet de illusie dat je dit type ooit gaat leren om zelf gestructureerd te werken.

Je las het al: ik heb persoonlijk diepe bewondering voor hun relaxte houding. Maar dit type is vaak erg lastig in de samenwerking. Ze nemen niet eens de moeite om te zoeken.

Het oh-help-ik-heb-nog-100-ongelezen-mailtjes-type

Paniek. Dat is wat je voelt als je zo’n mailbox opent. E-mail is niet voor iedereen een prettig medium. Sommige mensen krijgen het maar niet op de rit. Ze proberen wanhopig de hele stroom bij te houden, bijten zich af en toe eens flink vast en schonen dan fors op, maar lopen vaak achter zichzelf aan.

Eigenlijk nemen ze e-mail heel erg serieus. Heel erg. Ze vinden dat ze alles moeten lezen. Overal op moeten antwoorden. En met persoonlijke aandacht voor de ander. En naarmate hun achterstand groeit drukt het (virtuele) gewicht van die inbox steeds zwaarder op hen. Bij dit type loopt werk en privé qua e-mail vaak volledig door elkaar. Hun vriendenkring typeert zichzelf door consequent op ‘reply to all’ te klikken bij het regelen van de wintersport.

Dit type is al drie keer vol goede moed opnieuw begonnen met een andere soort archiefindeling. Waardoor er nu submappen naar onderwerp, naar datum en naar type actie zijn ontstaan en het overzicht weg is.

In hun kasten vond ik vroeger hangmapjes, ordners en vooral heel veel stapels. Wel achter een gesloten deur, want eigenlijk schaamt dit type zich een beetje.

Veel punten voor hun serieuze aanpak, hun inzet. Het zijn ook de meest sociale types. Maar pas op, het patroon van het regelmatig wegwerken van achterstand wordt een probleem bij een structurele toename van werk. Iets zoeken betekent voor hen bijna altijd stress.

busy1-500x350-300x210
Mijn advies

Type 1: Choose your battles!
Niet alles kan, niet alles hoeft. Luister eens naar hoe type 3 naar e-mail kijkt en bepaal wat voor jou echt topprioriteiten zijn. Ga dan alleen díe zaken behandelen zoals je nu met alles om gaat.

Type 2: Stop dreaming!
Een mailbox perfect bijhouden lukt alleen in een omgeving waar iedereen op dezelfde manier met e-mail omgaat. Veroordeel anderen niet op hun gebrek aan structuur en geef jezelf wat meer ruimte. Wat kun jij veranderen zodat je beter om kunt gaan met onverwachte zaken die anderen op je pad zetten?

Type 3: Make friends!
Ok, orde en regelmaat zijn niet jouw ding. Maar je stuit ongetwijfeld op wat stroefheid in je samenwerking met anderen. Vraag een type 2 in je omgeving om overzicht voor je te houden. Of spreek met mensen af hoe ze je het beste kunnen benaderen als ze echt een antwoord van je nodig hebben.

Type 4: Keep it simple!
Het verdelen van informatie in mappen en submappen stamt nog uit het niet-digitale-tijdperk. De zoekfunctie van je mailprogramma zoekt dwars door al je vroegere planken, bakjes, archiefdozen, hangmapjes, ordners en tabbladen heen. Als je ergens ongelooflijk veel tijd kunt besparen, dan is het wel door je mailbox alleen nog te splitsen in ‘to do’ en ‘afgehandeld’.

En ik dan?

Als ik als interimmer de mailbox van een ander open, dan tref ik het liefste een type 2 of 3. Tegenpolen inderdaad. Maar bij type 2 begrijp ik meestal in één oogopslag wat de werkwijze is en bij type 3 hoef ik niets te begrijpen maar alleen de zoekfunctie van de mailbox aan te slingeren.

Een enkele keer werk ik ook echt vanuit de mailbox van de ander. En ik moet je bekennen: het kookt toch altijd wat lastig in andermans keuken. Natuurlijk probeer ik alles op de juiste plek te archiveren bij type 1 of zoek ik de logica van de mappen bij type 4. En eigenlijk lukt het ook altijd wel, het vraagt alleen wat meer van mijn aanpassingsvermogen.

Kook ik bij een opdrachtgever in mijn eigen keuken, dan zul je zien dat die bijna altijd griezelig opgeruimd is.
Om in al die voor mij nieuwe informatie overzicht te houden moet ik wel mijn eigen advies volgen: ik stel duidelijke prioriteiten in mijn mailbox. Maak me geen illusies dat ik alles bij kan houden. Ik probeer prettig met anderen in mijn omgeving samen te werken en daarmee de werkdruk te verdelen. En ik hou het super simpel: drie categorieën in mijn inbox (afspraak maken, actie nemen, bewaken) en slechts één archiefmap.

Heb jij jouw ideale werkwijze al gevonden? 

Deel dit artikel: 

Labels:, , , , , , , , , , , , , , ,

  • Albert

    Type 3…… Nadeel van mail is toch wel dat je veel vragen krijg die winkelmedewerkers ook op kunnen lossen #tijdisgeld

    • Renée van Dijk

      Haha! Zo ken ik je weer Albert! Natuurlijk is e-mail niet jouw core business. 🙂

  • Ina Winter

    Wat grappig, heel herkenbaar. Ik ben type ‘Renée’ ! Het zou mijn tekst kunnen zijn :-). In mijn keuken maak ik alleen geen mappen maar categoriën in mijn Inbox ‘actie’, ‘afspraken’ en ‘wachten op’ en dan sorteer ik mijn inbox op categorie. De rest gaat in 1 map ‘mailarchief’ (als ik het niet gelijk weggooi).

    • Renée van Dijk

      Wat leuk om te lezen Ina! Hoewel we nooit samen gewerkt hebben, tóch dezelfde werkwijze.