controle is een illusie

Written by Renée van Dijk. Posted in Blog

IN CONTROLZondagochtend 11.54 uur. Een Whatsapp berichtje van Thomas: “Help, ik ben de controle weer kwijt!”. Omdat het toch een regenachtige zondag was en ik graag een excuus had om mijn privé administratie opzij te leggen belde ik hem gelijk maar even. “Hi Thomas, wat is er aan de hand? Welke controle? En waarom popt dit gevoel nu op zondagochtend bij jou op?”.

De gewoonte om in het weekend zijn achterstallige e-mail weg te werken was er de laatste tijd weer ingeslopen begreep ik. Terwijl hij de laatste keer dat we contact hadden zo bewust bezig was met het stellen van prioriteiten in zijn e-mailgebruik. En nu dacht hij terwijl zijn vrouw een dagje weg was met de kinderen ‘even’ zijn mail te kunnen bijwerken maar werd overvallen door een gevoel van wanhoop.

Iemand zei ooit tegen mij: “Alles wat jij ‘even’ doet, heeft meestal te maken met het feit dat een ander iets te lang heeft laten liggen”. En inmiddels heb ik ontdekt dat dat vrijwel altijd klopt. Direct of indirect.

Veiligheidsmaatregelen

Thomas* was de laatste maanden goed op weg. Hij had regelmaat ingebouwd in het checken en beantwoorden van e-mail en maakte handig gebruik van de combinatie van apps en zijn agenda. Maar met één ding worstelde hij telkens weer: het feit dat anderen níet diezelfde discipline hadden. Waardoor vragen die hij hen stelde onbeantwoord bleven of reacties te laat kwamen voor het overleg waarin hij informatie nodig had. En dat zat hem dwars.

control toetsMet het prettige gevoel grip op zijn eigen werk te hebben, kwam tegelijk het onrustige gevoel dat er ook dingen buiten zijn invloedssfeer lagen. Hij bouwde daarom een aantal veiligheidsmaatregelen in. Als hij iemand iets vroeg per e-mail, begon hij zichzelf een blind copy (bcc) te sturen, zodat hij kon bewaken dat er een reactie kwam. En hij noteerde het onderwerp ook gelijk op de plek waar hij de onderwerpen voor de bilaterale gesprekken vastlegde. Maar dan nog ging het wel eens mis. Dus zette hij toch ook maar een notitie in zijn agenda, zodat hij een herinnering (belletje) kon instellen. Wat dan toch wel weer lastig was, want bij wijzigingen in zijn agenda gebeurde het nog wel eens dat hij midden in een gesprek met een klant ineens een trillende smartphone op tafel had liggen.

Nu begon hij zijn ochtenden met het doornemen van die herinneringen en alarmbellen, om te voorkomen dat ze op storende momenten afgingen. En als hij in een bila een nieuwe aanleverdatum afsprak, dan stuurde hij een mailtje naar zichzelf, want anders vergat hij een nieuwe herinnering in zijn agenda te noteren. Bij het afhandelen van zijn mailbox liep hij eerst braaf al die bcc-berichten door en stuurde mensen een ‘friendly reminder’. Soms werden zaken opgelost buiten de mail om, of op een moment dat hij dat niet gelijk in zijn mailbox kon verwerken, dus dat moest hij dan wel eerst even controleren. Beste tijdrovend allemaal, daardoor zat hij nu op zondagochtend achter zijn bureau.

Waarom

Mijn hoofd duizelde al weer van de complexiteit van al die verschillende handelingen die hij beschreef. En dan ook nog op verschillende plaatsen; e-mail, in zijn agenda, op onderwerplijstjes. Zonder werkelijk succes, want had het hem nu echt geholpen? Tot hoe ver reikt invloed? En wat doet controle nu echt met mensen? “Wacht even Thomas, terug naar het begin: waarom startte je nu precies met die veiligheidsmaatregelen? Begrijp ik goed dat je dat deed omdat je er niet op vertrouwde dat anderen hun werk deden? Mensen op jouw afdeling?”

“Eh ja, eigenlijk wel”, kwam er wat schuchter uit. “Ik heb mijn werkwijze aangepast op het feit dat zij geen overzicht kunnen houden en deadlines missen. Als ik dat mezelf zo hardop hoor zeggen vind ik het eigenlijk belachelijk. Ik ben hun manager. En het is aan mij om hen zó te faciliteren dat ze hun werk goed kunnen doen. Het zijn maar een paar notoire boosdoeners. Misschien moet ik eens met hen naar hun werkwijze kijken in plaats van naar de mijne”.

“Dat lijkt me een goed voornemen”, zei ik lachend. “Mits je ook je eigen werkwijze weer terugdraait”.

Ja maar

Na wat gegrinnik was het toch weer stil aan de andere kant van de lijn. En toen hoorde ik: “Ja maar wacht, ik heb het niet alleen voor mijn eigen mensen gedaan. Er zijn ook wel eens klanten, collega’s op hetzelfde niveau, of zelfs managers boven mij waar zaken blijven hangen. Hoe ga ik dat dan oplossen?”.

Ik dacht na en stelde hem toen toch de confronterende vragen: “Is het wel aan jou om op te lossen Thomas? Of hebben die mensen zelf ook een verantwoordelijkheid in de samenwerking met jou? Helpt het hen om door jou herinnert te worden aan wat ze niet, te laat of niet goed doen? Gaat het dan de volgende keer beter? pannenkoek smileyZit het succes van een gezamenlijke actie nu echt in het feit dat jíj overal controle op houdt? Wordt jullie relatie er beter van?

En voor wat betreft jouw eigen effectiviteit: is dit niet net zoiets als het agendabeheer waar we het eerder over hadden? Voor je het weet ben je al je tijd kwijt aan activiteiten die tot totale beheersing van gebeurtenissen moeten leiden. En geloof me; echte problemen in de voortgang komen altijd uit onverwachte hoek. Die zie je niet aankomen, al bouw je nog zoveel maatregelen in. Dus focus je liever op je werkelijke einddoel dan op controle”.

“Kijk! Je helpt me toch altijd weer op het rechte pad”, zei Thomas, “Vanaf morgen ga ik terug naar mijn oude werkwijze. En als ik mensen tegen kom die hun werk niet onder controle krijgen ga ik ze helpen in plaats van ze achter de broek aan te zitten. Weet je wat, ik klap die laptop voor vandaag gelijk dicht en ga eens een goed boek lezen. En misschien straks wel pannenkoeken bakken voor de kids.”

 

*) Thomas, het bedrijf waar hij werkt en zijn collega’s zijn volledig fictief. Herken je jezelf? Dan is dit blog op jouw lijf geschreven.

 

 

Deel dit artikel: 

Labels:, , , , , , , , , , , ,