5x kleine moeite, groot plezier!

Written by Renée van Dijk. Posted in Blog

even wachtenZe zijn er de hele dag door. Die kleine nutteloze momentjes. Een paar minuten maar, niet genoeg tijd om echt iets zinvols mee te doen. Dat denk je tenminste. Maar eigenlijk doe je wel íets met die tijd.

Terwijl je gesprekspartner uit de sessie breekt om een telefoontje aan te nemen werp jij een blik op de berichten op je smartphone. Of je loopt nog maar eens naar de koffieautomaat.

De meest efficiënte managers die ik zie, gaan juist ook met die korte wachtmomenten heel bewust om. Dit is wat ze doen:

Ze checken hun aantekeningen

Hou de focus bij het gesprek waar je in zit. We multitasken al genoeg. In het eerste deel van je gesprek heb je beslist wat aantekeningen gemaakt, lees die eens terug. Grote kans dat er een vervolgvraag in je opkomt die je dan mooi in het tweede deel van de sessie nog beantwoord kunt krijgen. Daar hoef je de ander dus niet later nog eens langs een andere weg mee lastig te vallen.

Ze doen iets direct

Heb je net toegezegd dat je de ander nog iets zult nasturen? Dit is het moment om met je smartphone het betrokken document op te zoeken en door te sturen. De ander zal je dankbaar zijn dat het er al zo snel is en jij bespaart jezelf een to-do op je lijstje.

Ze zetten een actie gelijk in gang

Veel acties vragen voorwerk van iemand anders. Weet je dat je hetgeen je net besproken hebt pas kunt uitvoeren als een derde je informatie verstrekt? Gebruik die wachttijd dan zinvol door vast een verzoek te sturen. In de praktijk kijk je anders pas ’s avonds of de volgende ochtend naar je aantekeningen. Stiekem een dag gewonnen dus en je geeft degene die het voorwerk moet doen meer ruimte. 

Ze handelen één bericht af

Wanneer je je smartphone pakt is het verleidelijk om te kijken naar de nieuwe berichten die je ontvangen hebt. Maar als je juist teruggaat naar een berichtje dat je al gelezen hebt, is de kans groot dat je die nu kunt afhandelen. In je onderbewustzijn heb je tijdens andere werkzaamheden namelijk vaak al een reactie in je hoofd geformuleerd. Dat blijft je afleiden van je gesprek. Druk op die antwoordknop en typ het snel in. Klaar! Je kunt je nu weer richten op je huidige afspraak. En als je weer op je werkplek komt is je berichtenlijst korter in plaats van langer geworden.

Ze bereiden zich voor op de rest van het gesprek

Bijna alle gesprekken verlopen anders dan gepland. Al pratend beland je op een zijspoor of verzand je in details. Dit is het moment om je te herpakken. Kijk op de klok: hoeveel tijd resteert er nog? Welke punten uit je voorbereiding zijn nog niet aan de orde geweest maar wil je toch echt nog aanstippen? Bedenk dat dit niet alleen in jouw belang maar ook dat van de ander is. Door de regie te pakken voorkom je voor jullie allebei dat het gesprek uit de tijd loopt of dat er een vervolgafspraak nodig is.

En die koffie dan?

pauze

 

Koffie halen doe je het beste sámen bij de start van het gesprek. Daarmee heb je de ‘small talk’ al lopend achter de rug en kunt aan tafel direct ter zake komen.

 

Deel dit artikel: 

Labels:, , , , , , , , , , , , , ,