Help! Ik heb alweer nieuwe e-mails.
“Nu ik geen secretaresse meer heb die mijn inbox af en toe schoont is het een puinhoop. Er staan nog ongelooflijk veel berichten op ongelezen en ik zie door de bomen het bos niet meer. En de stroom nieuwe berichten wordt steeds groter doordat mensen me gaan vragen waar mijn antwoord op hun eerdere e-mail blijft. Ik word er moedeloos van!”
Thomas heeft het zwaar. Twee weken geleden ging zijn secretaresse definitief over naar het nieuwe Shared Service Center. En sindsdien staat hij er alleen voor met zijn inbox.
Voor haar overstap heeft ze hem nog laten zien hoe ze zijn e-mail op onderwerp archiveerde en hoe ze middels een ingenieus markeringssysteem voor hem de status van zijn e-mail in de gaten hield. Hij kon die werkwijze zó overnemen, aldus haar geruststellende woorden. Maar in de praktijk komt daar niets van terecht.
De manier waarop iemand een werkstroom behandelt zegt veel over de denkwijze van die persoon en over de prioriteit die die specifieke taak heeft binnen zijn of haar pakket. Voor zijn secretaresse was het bijhouden van de mailbox van Thomas één van haar hoofdtaken. Voor hem is het slechts een bijzaak. En de geordende consequente aanpak die zij hanteerde past niet echt bij de belevingswereld van Thomas.
Start from scratch
Ik kan je verzekeren dat als je 100 mensen vraagt hoe zij de e-mailstroom die er op hen afkomt te lijf gaan, je ook 100 verschillende antwoorden krijgt. En naar mijn idee is dat ook goed. Vraag je collega dus gerust hoe hij of zij er mee omgaat, maar haal er alleen die elementen uit die voor jou passen. Dat zou je toch op je eigen specialisme ook doen?
Ik stelde Thomas drie vragen:
Welke rol speelt e-mail binnen je totale takenpakket?
Is het een onmisbare stroom van nieuwe informatie? Is het een eindeloze Q&A? Is het vooral een distributiemiddel voor overlegstukken? Of registreert het de inkomende en uitgaande opdrachten? Wat doet e-mail precies voor jou?
Wanneer verdient dat een hoofdrol?
Welke informatie uit je mailbox heb je echt a la seconde nodig? En welke informatie kan gerust een halve dag buiten jouw gezichtsveld blijven? De feitelijke vraag is: wanneer is e-mail voor jou belangrijk en urgent en wanneer is het dat alleen voor de ander?
Hoe voel jij je eigenlijk bij e-mail als communicatiemiddel?
Ben je comfortabel met de devices waarop je je e-mail ontvangt? Hoe sta je tegenover deze manier van met elkaar communiceren? Wanneer voegt het gebruik van e-mail ‘gemak’ toe aan jouw takenpakket?
We kwamen samen tot de conclusie dat e-mail eigenlijk maar een kleine rol in zijn takenpakket speelt. Het wordt vooral door anderen gebruikt om hem te pakken te krijgen voor een antwoord op een vraag of om logistieke zaken te regelen zoals het tot stand komen van een afspraak of de distributie van informatie. Wanneer er sprake is van urgentie weet men hem altijd wel per telefoon of whatsapp te bereiken. Thomas ervaart e-mail dan ook vaak als ballast die op hem drukt en vooral als iets dat anderen van hem verwachten.
De nieuwe aanpak van Thomas
Met dat inzicht besloot hij rigoureus een streep te zetten door de illusie dat e-mail iets is wat hij ‘moet’. En begon het te gebruiken als hulpmiddel om zijn eigen doelen te bereiken.
Alle oude ballast ging in één keer overboord: hij maakte een archiefmap aan en sleepte alle e-mail die ouder was dan een dag daarheen. Zo! Dat gaf alvast rust in zijn mailbox. Wie nu echt nog een antwoord van hem miste zou vanzelf opnieuw aan de bel trekken.
En het idee om alle e-mail op onderwerp te archiveren schrapte hij toen hij ontdekte hoe gemakkelijk het was om via de zoekfunctie van zijn mailsysteem een bericht terug te vinden. Man, dat ging zoveel sneller dan al die mapjes waarin hij altijd aan het zoeken was!
De meldingen op zijn smartphone over nieuwe e-mail zette hij uit. Zo kon hij nog wel iets terugzoeken op elk gewenst moment, maar voelde geen stress meer bij de beruchte you-have-new-messages-teller die de hele dag maar opliep.
Hij besloot dat 2x per dag naar zijn e-mail kijken ruim voldoende was. En blokte daarvoor een vaste tijd in zijn agenda.
’s Ochtends handelt hij alle mailtjes af waarin mensen vragen stellen. Dan kunnen ze daar die dag gelijk mee verder. En op zijn eigen vragen heeft hij dan vaak ’s avonds wel antwoord. Hij is aangenaam verrast dat zijn omgeving zich razendsnel aan zijn nieuwe mailstijl heeft aangepast. Doordat men voortaan zeker weet dat men de volgende ochtend reactie krijg is ook het ongeduld waarmee men eerder op de gang ‘Heb je mijn e-mail al gelezen?’ naar hem riep verdwenen.
Eind van de dag (liefst nog tijdens kantoortijd) pakt hij alles aan wat met de voorbereiding van overleg te maken heeft. Thomas voelt zich inmiddels kilo’s lichter. En zijn mailbox blijft veel leger. Maar zijn vrouw weet niet wat haar overkomt; wie is toch die energieke meneer die ’s avonds bij haar op de bank komt zitten?
Meer weten over het gebruik van je e-mail? Lees mijn 10 tips nog eens terug. Of stel me een vraag over jouw specifieke situatie. Dat mag gerust per e-mail: [email protected]