Help! Mijn agenda zit telkens vol.

Enigszins gestrest kijkt hij mij aan vanachter de dubbele espresso die voor hem staat. Thomas, een intelligente manager die ik 5 jaar eerder leerde kennen toen ik tijdelijk als directie assistente binnen hetzelfde bedrijf werkte.

“Eigenlijk heb ik helemaal geen tijd voor deze koffie-afspraak met jou, maar ik hoopte dat jij me kon helpen. Er moet echt iets veranderen, want zo ga ik het niet redden”.

“Mijn agenda is een puinhoop. Er verschijnen dubbele afspraken doordat iedereen maar wat in plant en ik kom er niet eens aan toe dat op te lossen. Vorige week stond ik bij een klant in Limburg voor een presentatie en toen bleek de klant die afspraak verschoven te hebben. Vier uur reistijd voor niets. En het ergste is dat ik dus morgen weer daar naartoe moet.

Een voorstel voor verplaatsing of tekst in het opmerkingenveld van een vergaderverzoek wil er nog wel eens doorheen glippen want ik zie door de bomen het bos niet meer. Voorheen kwamen al die berichten bij  Jeanet binnen.” (Jeanet is de voormalige secretaresse van Thomas. Zij werkt sinds kort op het Shared Service Center. En Thomas wordt geacht nu zijn eigen agenda bij te houden).

Ik knik begrijpend en grinnik zacht voor mezelf: het mij oh-zo-bekende genot van digitale agendasystemen: meldingen. Briljant ontworpen door mensen die logisch nagedacht hebben over alle stappen in het proces van agendabeheer, maar zich niet gerealiseerd hebben wat het effect van de zichtbaarheid van al die stappen is op de gebruiker: een explosie van e-mailgeweld in de inbox.

Hulp

“Wat kan ik voor je doen”, vraag ik Thomas. “Wat heb je nodig om rust te krijgen?”

“Tja, als ik dat wist, dan zaten we hier nu gezellig over onze vakanties te praten in plaats van over dit probleem. Ik weet niet waar ik moet beginnen. En het ergste is: ik moet over een halfuur al weer in het vergadercentrum zijn. Zullen we eerst maar eens samen naar mijn agenda kijken?”. Hij opent zijn tablet en ik zie een rommelig beeld van kleurtjes, aaneengesloten ongelijke blokken en te kleine lettertjes omdat de kolommen niet breed genoeg zijn om de overlappende afspraken goed in kaart te brengen.

“Laat maar,”  zeg ik, terwijl ik het scherm weer uitdruk, “ik weet al genoeg. Je hebt er niets aan als ik me nu ga verdiepen in wat er in je agenda staat en inhoudelijk advies over individuele afspraken ga geven. Dat heeft alleen maar zin als we samen die agenda gaan beheren. En dat is niet de realiteit: jij zult het zelf moeten kunnen. Laten we praten over een structurele nieuwe aanpak. Misschien komen we dan al een heel eind in de resterende 20 minuten”.

Hoe ziet jouw werk er uit?

“Vertel me eens – in een paar zinnen – hoe jouw takenpakket er uit ziet. Waar bestaat het voor het grootste gedeelte uit? Heb je veel overleg nodig? Of wordt je geacht veel te lezen of te schrijven?”

“Eh… nou het is eigenlijk heel belangrijk dat ik goed bij blijf van de ontwikkelingen in het vak, maar de aansluiting met de klanten, dus overleg, is ook wel een essentieel onderdeel. Daar hoor ik informatie te brengen, maar ik haal er toch ook weer nieuwe inzichten. In de praktijk zit ik echter veel te veel intern aan de vergadertafel”.

“Ok, dus je hebt meer tijd nodig om te lezen en je in zaken te verdiepen en extern overleg is belangrijker dan intern overleg?” Thomas knikt instemmend: “Ja, dat is wel ongeveer de basis van het probleem. Er komt nu ook veel te veel op mijn weekend aan”.

Utopia

“Als er een ideale wereld zou bestaan, wat is voor jou dan de juiste cadans in je agenda?” vraag ik hem.

Thomas kijkt me niet begrijpend aan.  Ik licht toe: “Voor elke functie is een ideale tijdverdeling te bedenken, maar voor elk persoon ook. Als je nadenkt over wat voor jou en jouw rol belangrijk is, hoe zou je je agenda dan het liefste ingedeeld zien? Welke brokken vormen daarin een ritme? En wat past bij jou? Doe je bepaalde taken liever ’s ochtends vroeg of ben je juist midden op de dag creatief? Door op die manier te kijken naar je beschikbare tijd ontstaat er een zgn. ‘gewenste agenda’ en die kun je als uitgangspunt gaan gebruiken voor de realiteit”.

Tegenover me zie ik een lichtje gaan branden in Thomas zijn ogen. In zijn vakgebied is het juist zo normaal om het einddoel als uitgangspunt te nemen. “Gek eigenlijk”, zegt hij, “zo heb ik er nog nooit naar gekeken. Een agenda is natuurlijk slechts een middel. Het gaat om wat je wilt bereiken en om hoe je je tijd zo handig mogelijk indeelt om bij dat doel te komen”. Ik lach en zeg: “En jij dacht al die jaren natuurlijk dat agendabeheer een soort rocket science was”.

Last but not least

Ik kijk op mijn horloge en zie dat we nog een paar minuten hebben. Snel nog één vraag er in gooien, voordat ik hem op pad stuur. “Wat zijn de 5 top prioriteiten in jouw werk de komende week”?

Weer die zichtbare verwarring aan de andere kant van de tafel: “Ehm. Tja. Voor het komende kwartaal weet ik dat wel. En op jaarbasis staan er gewoon een aantal KPI’s. Maar niet per week ofzo. Waarom vraag je dat?”

“Als jij niet weet wat jouw prioriteiten zijn in de komende dagen, hoe kun je dan bepalen waar je je tijd wel of niet aan gaat besteden?” Oeps. Die was misschien wel wat erg direct. Maar ik zie het kwartje bij hem vallen. Die opmerking komt beslist weer in hem op de volgende keer dat hij een vergaderverzoek ontvangt. En dat is het effect dat ik wilde bereiken.

“Kom”, zeg ik tevreden, “pak je tablet en ga snel naar het vergadercentrum. Je hebt 1 minuut om die kant op te lopen en dan nog 2 minuten om je aandacht weer even naar de inhoud van dat overleg te brengen.

Ik stuur je straks nog wel een link naar een stappenplannetje voor agendabeheer. En kijk dan maar eens in de komende weken of je er zelf verbetering in krijgt. Als ik je niet meer hoor, dan stuur ik je over 2 maanden opnieuw een uitnodiging voor een kop koffie. Gaan we dan wél over vakanties praten”.

We nemen hartelijk afscheid en terwijl ik de koffiekopjes terug breng naar de counter zie ik Thomas met energieke stappen naar de trap lopen. Dat ziet er beter uit dan de gespannen manier waarop hij daarstraks kwam aangerend.

Ook benieuwd hoe je anders naar je agenda kunt gaan kijken? Hier vind je het stappenplan dat ik Thomas stuurde.