Help! Mijn secretaresse verdwijnt.

“Help! Mijn secretaresse verdwijnt. En hoewel ik geen idee heb wat ze nu eigenlijk precies doet de hele dag, vrees ik dat er straks een heleboel in de soep gaat lopen”.

Lees het verhaal van Thomas*, manager bij een grote organisatie.

Figline Valdarno, Italië, 2 augustus 2015

Bij de rand van het zwembad vertelt Thomas vanavond:

“Tien jaar geleden ben ik van de concurrent naar deze organisatie gekomen. Een mooie stap vooruit, want hier mocht ik leiding gaan geven aan een aantal professionals binnen mijn vakgebied. De afdeling is sindsdien gegroeid en bestaat nu uit 25 mensen, op junior, medior en senior niveau. Ik ben zelf steeds minder vakinhoudelijk bezig, maar voer vooral veel overleg. Extern om de band met onze relaties in de markt te behouden of verstevigen. En intern omdat er nogal wat veranderingen binnen het bedrijf hebben plaats gevonden onder invloed van de economische situatie.

In 2013 kwam er in één van onze strategische overleggen een gezamenlijk voorstel van Finance en HR voorbij waarin werd voorgerekend hoeveel we konden besparen in de ondersteunende lagen. Daar bleek toch stiekem schrikbarend veel geld in om te gaan door het hoge aantal dienstjaren in dergelijke functies. We besloten toen een vacaturestop op die functiegroepen in te stellen; bij elk natuurlijk verloop werden de taken herverdeeld over de zittende bezetting.

Eén van de gevolgen was dat Henk-Jan, van de afdeling naast ons, af en toe een beroep ging doen op mijn secretaresse. Ze vond dat niet zo’n probleem, want het is een aardige bescheiden man die ze met plezier hielp. Sinds vorig jaar juni heeft ze echter ook de ondersteuning van mijn collega Wouter erbij en ik moet bekennen haar sindsdien een aantal keren zuchtend tegenover me aan tafel gehad te hebben. Het lukte haar maar niet om voor ons alle drie de tent draaiende te houden op het niveau dat ze wilde. Henk-Jan, Wouter en ik hebben toen bij elkaar gezeten en besloten dat we de werkdruk wat voor haar konden verlagen door meer zelf te doen en de onderlinge piekmomenten beter af te stemmen. Ik heb mijn mensen direct geïnstrueerd dat ze niet meer voor alles bij haar aan moesten kloppen. En ik geloof dat dat wel geholpen heeft.

SSC

Afgelopen winter kwam HR met een nieuw voorstel: de inrichting van een shared service center, waarin ondersteunend personeel veel efficiënter ingezet zou kunnen worden. Er bleek ook een geweldig softwarepakket aangeschaft te zijn dat een groot deel van de standaard ondersteuningstaken sterk vereenvoudigt. Men hoeft slechts een formulier op intranet in te vullen en alles wordt (vanuit dat SSC) geregeld. Het is in april al geïmplementeerd. Ik moet bekennen dat ik nog geen tijd heb gehad om de bijbehorende e-Learning te volgen, tot nu toe regelt mijn secretaresse die zaken onder mijn inlogcode. Net als de HR-mutaties en ziek- en betermeldingen trouwens.

In de laatste MT-vergadering voor de vakantie werd ons verteld dat vanaf 15 september alle secretaresses overgaan naar het SSC. Gedurende de zomer vinden er ‘intakegesprekken’ plaats die gaan bepalen wie straks wat voor werk daar gaat doen. Het klonk alsof het allemaal netjes geregeld wordt voor de medewerkers in kwestie. Dus op dat moment heb ik er eigenlijk niet verder over nagedacht. September leek nog ver weg en bovendien speelde er een dringende kwestie rond de offerte van een grote prospect die ik erg graag als klant wilde binnenhalen. Dát is gelukt overigens. Wat wel betekent dat wij vanaf 1 oktober vol gas moeten gaan geven op de afdeling om voor deze nieuwe klant nog al onze beloftes voor dit jaar te kunnen waarmaken.

Vakantie

Je begrijpt… het was hectisch de laatste weken en ik had dan ook enorm veel zin in onze trip naar Italië. Even niets in mijn agenda, even niets aan mijn hoofd.

Terwijl de kinderen hier vandaag bij ons vakantiehuis in het water speelden en mijn vrouw opnieuw de fles met zonnebrand pakte begon het me wel ineens te dagen: hoe moet dat straks eigenlijk?

Hoe gaan mijn werkdagen eruit zien als ik naast al die drukte zélf mijn afspraken moet gaan regelen en mijn mailbox in de gaten moet houden? Het lukte mijn secretaresse niet eens om tijdig de juiste stukken te verzamelen voor elk overleg. Hoe moet ík dan dat overzicht houden?”

Nieuwsgierig hoe het verder gaat met Thomas? Hou dan mijn blogs in de gaten.

*) Thomas, het bedrijf waar hij werkt en zijn collega’s zijn overigens volledig fictief. Herken je jezelf? Dan is dit blog op jouw lijf geschreven.