Help! Overleg voorbereiden zonder secretaresse.

Om 14.00 uur start de meeting met het MT. Maar waar is dat rapport dat Peter stuurde? En wat stond er ook al weer in die e-mail van Susan?

Echt overzicht houden in alle informatie die er op hem af komt valt Thomas toch zwaar. Het liefst bereidt hij zich grondig voor zodat hij zijn vragen paraat heeft en het voor iedereen een efficiënt overleg is. Maar met het digitale werken lijkt de informatiestroom alleen maar groter te worden.

Hoe kan Thomas nu overzicht houden en efficiënt vergaderen? Ik laat je meelezen in mijn 3 gouden tips aan hem.

Weet je nog wie Thomas was? En waarom hij probeert zélf zijn overleggen voor te bereiden? Nee? Dan kun je hier de vorige blogs vinden: Help! Mijn secretaresse verdwijnt en Help! Mijn secretaresse verdwijnt (2)

Maar nu eerst mijn 3 regels voor het voorbereiden van meetings:

Laat alles maar 1x ‘door je handen gaan’

Die uitdrukking stamt natuurlijk nog uit het stenen… eh papieren tijdperk. Digitaal gaat het er om dat je informatie nooit meerdere malen opent of leest. Want efficiënt werken betekent vooral niets dubbel doen. Maar hoe voorkom je dat nu?

• Als je een meeting in je agenda zet, maak dan gelijk in je notitieblok/-app een aparte notitie of pagina voor het overleg. Gebruik één plek die je altijd en overal vandaan kunt benaderen. Dat kan een papieren notitieboek zijn, maar er zijn ook handige apps die je op al je devices kunt gebruiken, bv. OneNote, Evernote, Notes).
• Plan de benodigde ‘leestijd’ voor stukken vast in je agenda. Regulier overleg heeft vaak een vast verzendmoment voor stukken, maar plan het in elk geval altijd zó in dat je nog voldoende tijd hebt om vragen te stellen aan de auteurs. (En ja, dat impliceert ook dat je van de organisator mag vragen dat stukken op tijd gedistribueerd worden).
• Als de stukken binnenkomen, plaats dan een linkje in je overlegnotitie. Zo kun je op het geplande tijdstip rustig gaan lezen. Maak tijdens het lezen een korte samenvatting en duidelijke aantekeningen in je overlegnotitie, zodat je het stuk niet nogmaals hoeft te lezen of openen.
• Voor e-mails die betrekking hebben op een meeting geldt dezelfde werkwijze: noteer direct tijdens het lezen je opmerkingen in je overlegnotitie. (Of kopieer een tekstdeel). Als het een vraag van iemand betreft waarop je pas in het overleg antwoord verwacht, noteer dan op je to-do-lijst dat je na het overleg de e-mailafzender een reactie stuurt. De e-mail is dan afgehandeld en kun je archiveren.
• Wanneer iemand je tijdens een andere vergadering of tijdens de lunch iets meldt dat belangrijk is voor een meeting, noteer het dan ook gelijk in je overlegnotitie! (Daar zijn die digitale apps nu juist zo handig voor, mits je geen vette vingers hebt van het eten natuurlijk.)
• En als het tóch je voorkeur heeft om in de stukken zelf aantekeningen te maken, doe dat dan digitaal en zet in je overlegnotitie een link naar het aangepaste document.

Word – Tabblad Controleren; Nieuwe Opmerking
Excel – Cel selecteren; Rechtermuistoets; Nieuwe Opmerking
Powerpoint – Notities invoegen onder het diavoorbeeldA
PDF Adobe Acrobat – Click; Add Sticky Note
http://tv.adobe.com/watch/learn-acrobat-x/getting-started-the-basics-of-commenting
PDF Nitro – Tabblad Review; Add Note
(Kijk ook eens hier: https://www.gonitro.com/resources/videos)
PDF Apple’s built-in Preview application – Annotate tool (potloodje)

Bewaar vragen of opmerkingen niet tot het overleg

Veel tijd in overleggen gaat verloren aan het nader toelichten, aanvullen of beargumenteren van stukken.

Alleen wanneer de discussie over een stuk iets toevoegt aan de beeldvorming hoort het thuis in het overleg. Als het zorgt voor een gelijkluidende interpretatie. Als door de discussie een gezamenlijke conclusie kan worden getrokken. Of als het gesprek essentieel onderdeel uitmaakt van de besluitvorming.

Wanneer informatie naar jouw idee incompleet is of nog vragen oproept, stuur dan direct bij het lezen een bericht naar de auteur. Dat geeft de ander de gelegenheid iets uit te zoeken of een aanvulling rond te sturen. Alle deelnemers aan het overleg hebben daar baat bij.

Hou alles – van voorbereiding tot afhandeling – op 1 plek

Tijdens het overleg kun je de bestaande overlegnotitie aanvullen met nieuwe inzichten of voor jou belangrijke informatie die nog ter tafel komt. Zaken die je later nog wilt terugvinden. Ga maar na, als je die info ooit nog zoekt is de kans groot dat je nog wel weet in welk overleg of gezelschap het besproken is. Maak gebruik van het ezelsbruggetje dat je hoofd automatisch maakt. Dat scheelt veel zoeken.

Maar let op (!) acties voor jou horen níet thuis in die notitie. Niet?
Nee, het is beter die direct in je to-do-lijst of in je agenda te zetten. Zet je ze in de overlegnotitie, dan heb je later weer extra werk, nl. het teruglezen van je aantekeningen om er achter te komen wat je ook al weer moest doen. En hoe vaak ben je dát al niet vergeten? In de praktijk lezen de meeste mensen die aantekeningen nooit meer terug, of te kort voor het volgende overleg waardoor er geen tijd meer is voor een gedegen uitvoering van de actie. Gelijk op je to-do-lijst dus en snel afhandelen.

(En nu hoor ik je nog denken: “…acties in mijn agenda zetten?” Ja, in je agenda! Want als jou gevraagd wordt voor het volgende overleg een stuk aan te leveren, dan doe je er goed aan om niet alleen de actie te noteren, maar ook direct tijd in je agenda te plannen voor de uitvoering).