zoekt en gij zult vinden

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 24 januari 2016

vergrootglas
Als interim PA kom ik vaak in andermans mailbox (hmm, wat was dat ook al weer voor reclame?). Soms voelt dat net alsof ik bij iemand thuis kom. Best heel privé.

Je zou denken dat een mailbox een afspiegeling is van een functie. Dat daarin werkstromen voorbij komen die de stoel van de gebruiker typeren. Nee dus. Mailboxen vertellen vooral iets over hoe de eigenaar in elkaar steekt. En over hoe hij omgaat met het medium e-mail. Weet je wat… ik laat je even meekijken bij een paar van hen, misschien herken je jezelf.

Help! Mijn agenda zit telkens vol

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 11 oktober 2015

so many meetingsEnigszins gestrest kijkt hij mij aan vanachter de dubbele espresso die voor hem staat. Thomas, een intelligente manager die ik 5 jaar eerder leerde kennen toen ik tijdelijk als directie assistente binnen hetzelfde bedrijf werkte.

“Eigenlijk heb ik helemaal geen tijd voor deze koffie-afspraak met jou, maar ik hoopte dat jij me kon helpen. Er moet echt iets veranderen, want zo ga ik het niet redden”.

Help! Ik heb alweer nieuwe e-mail

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 27 september 2015

angry bird message“Nu ik geen secretaresse meer heb die mijn inbox af en toe schoont is het een puinhoop. Er staan nog ongelooflijk veel berichten op ongelezen en ik zie door de bomen het bos niet meer. En de stroom nieuwe berichten wordt steeds groter doordat mensen me gaan vragen waar mijn antwoord op hun eerdere e-mail blijft. Ik word er moedeloos van!”

Thomas heeft het zwaar. Twee weken geleden ging zijn secretaresse definitief over naar het nieuwe Shared Service Center. En sindsdien staat hij er alleen voor met zijn inbox.

Voor haar overstap heeft ze hem nog laten zien hoe ze zijn e-mail op onderwerp archiveerde en hoe ze middels een ingenieus markeringssysteem voor hem de status van zijn e-mail in de gaten hield. Hij kon die werkwijze zó overnemen, aldus haar geruststellende woorden. Maar in de praktijk komt daar niets van terecht.

Help! Overleg voorbereiden zónder secretaresse?

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 15 september 2015

prepared-not-scared
Om 14.00 uur start de meeting met het MT. Maar waar is dat rapport dat Peter stuurde? En wat stond er ook al weer in die e-mail van Susan?

Echt overzicht houden in alle informatie die er op hem af komt valt Thomas toch zwaar. Het liefst bereidt hij zich grondig voor zodat hij zijn vragen paraat heeft en het voor iedereen een efficiënt overleg is. Maar met het digitale werken lijkt de informatiestroom alleen maar groter te worden.

Hoe kan Thomas nu overzicht houden en efficiënt vergaderen? Ik laat je meelezen in mijn 3 gouden tips aan hem.

(2) Help! Mijn secretaresse verdwijnt.

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 15 augustus 2015

zonder secretaresseHerinner je je Thomas nog?  Na de eerste schrik denkt hij nu: “Het zal allemaal wel meevallen. Per slot van rekening kan ik straks toch een beroep doen op de medewerkers van dat Shared Service Center, dus het is echt niet zo dat ik alles zelf hoef te doen”.

Deze gedachte neemt de zorg bij Thomas weg en is daarmee wel enigszins effectief. Maar heeft hij zich dan druk gemaakt om niets?

Help! Mijn secretaresse verdwijnt (1)

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 3 augustus 2015

help 1 - helplogo

 

“Help! Mijn secretaresse verdwijnt. En hoewel ik geen idee heb wat ze nu eigenlijk precies doet de hele dag, vrees ik dat er straks een heleboel in de soep gaat lopen”.

Lees het verhaal van Thomas*, manager bij een grote organisatie.

 

De naakte waarheid

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 19 juli 2015

keep calm and take off your coatEen paar weken geleden genoot ik op een mooie zomeravond in mijn achtertuin met een hapje en een drankje van het gezelschap van een aantal concullega’s die mij na aan het hart liggen. Ik ken ze nu een jaar of 8. Allemaal fijne meiden (je bent zo jong als je je voelt toch?) met ambitie, verantwoordelijkheidsgevoel en ieder hun eigen persoonlijkheid. We hebben veel overeenkomsten, maar zijn toch erg verschillend.

Daar op het terras kwam het gesprek op een onderwerp dat we vaker raken: de attitude waarmee wij in ons werk staan. We zijn helder over wat men van ons mag verwachten en werken het liefste met mensen die er net zo in staan. We houden allemaal van gelijkwaardigheid en zelfstandigheid maar zetten elk onze persoonlijkheid en eigen werkstijlen in om ons doel te bereiken.

Typeert dat een interimmer? Of is het gewoon een tijdsbeeld?

10x inzicht in je inbox

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 5 juli 2015


Je inbox. Die bijzondere plek die zich net als een wasmand vanzelf vult als je je even omdraait. Verkeerd voorbeeld? Ok, net als je bureau dan?

Ik geef je graag 10 inzichten die leiden tot een minder gevulde inbox en meer werkplezier:

Word jij geleefd door je agenda?

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 20 juni 2015

rust, overzicht, realisme
Geen ruimte om adem te halen. Laat staan afspraken voor te bereiden of zaken in gang te zetten die daar besproken zijn. Ieder halfuurtje in je agenda is gevuld en reistijd staat vol belafspraken. Noodgedwongen probeer je ’s avonds op je tablet nog wat e-mail weg te werken of stukken te lezen.

In de praktijk worden veel agenda’s gevuld als een soort legpuzzel. Hoe ben je in die vicieuze cirkel terecht gekomen? Of beter nog: wat kun je er aan doen?

In 3 stappen naar afleidingsvrij werken

Door Renée van Dijk in de categorie Blog op 13 december 2014

procrastination

Als verzamelaar van schrijfmachines – ja, we hebben allemaal onze eigenaardigheden – viel mijn oog natuurlijk direct op deze nieuwe variant: de Hemingwrite!  Kijk je mee?

https://www.kickstarter.com/projects/adamleeb/hemingwrite-a-distraction-free-digital-typewriter

Dit apparaat – wat me overigens toch vaag doet denken aan FischerPrice’s My First Typewriter – claimt een unieke kwaliteit: schrijven zònder afleidingen.